英語の議事録の書き方｜テンプレートと頻出表現で迷わない型
「英語の会議は乗り切ったのに、議事録（minutes）を任されて手が止まる」——英語会議の最後に待ち構える、もう一つの壁です。
英語の議事録は、英作文力ではなくフォーマットと定型表現で決まります。決まった項目を、決まった書き方で埋めるだけ。型を持っていれば、会議内容を構造的にメモする力さえあれば誰でも書けます。
本記事では、英語議事録の標準フォーマット、項目別の頻出表現、そして読みやすい議事録を書くための原則を解説します。
英語議事録の標準フォーマット
英語の議事録（meeting minutes）は、以下の項目で構成されます。
- ヘッダー：会議名・日時・場所・出席者・欠席者
- Agenda（議題）：話し合った項目のリスト
- Discussion（議論内容）：各議題で議論されたこと
- Decisions（決定事項）：合意・決定された内容
- Action Items（アクション項目）：誰が・何を・いつまでに
- Next Meeting（次回会議）：日時
最も重要なのは Action Items です。議事録の価値は「誰が何をいつまでにやるか」を明確にすることにあります。
議事録テンプレート
そのまま使えるテンプレートです。
項目別の頻出表現
ヘッダー部分
| 項目 | 英語表記 |
|---|---|
| 会議名 | Meeting / Subject |
| 日時 | Date / Time |
| 場所 | Location / Venue |
| 出席者 | Attendees / Present |
| 欠席者 | Absent / Apologies |
| 議長 | Chair / Chairperson |
| 記録者 | Minutes taken by |
議論内容（Discussion）の表現
議論内容は過去形で簡潔に。発言者を主語にして客観的に記述します。
- [Name] reported that … （[名前]は〜と報告した）
- [Name] raised the issue of … （[名前]は〜の問題を提起した）
- The team discussed … （チームは〜について議論した）
- [Name] suggested that … （[名前]は〜を提案した）
- Concerns were raised about … （〜について懸念が示された）
- It was noted that … （〜という点が指摘された）
決定事項（Decisions）の表現
決定は明確に。受動態で「決定された」と書くのが標準です。
- It was agreed that … （〜することで合意された）
- It was decided to … （〜することが決定された）
- The team approved … （チームは〜を承認した）
- The proposal was accepted / rejected. （提案は承認／却下された）
- No decision was made on … （〜については決定が見送られた）
アクション項目（Action Items）の表現
アクション項目は「担当者 + to + 動詞 + by + 期限」の型で統一します。
- John to prepare the budget report by May 30. （ジョンが5月30日までに予算報告書を準備）
- Mary to follow up with the client by next week. （メアリーが来週までにクライアントに連絡）
- The marketing team to review the proposal by Friday. （マーケティングチームが金曜までに提案を確認）
読みやすい議事録を書く3原則
① 発言の逐語記録ではなく「要約」する
議事録は会話の文字起こしではありません。10分の議論を3行に要約します。The Past の要約思考でいう「選択／削除」（重要な部分を選び、それ以外を削る）と「一般化」（具体例を上位概念にまとめる）を使い、要点だけを残します。
② 過去形・客観表現で統一する
議事録は会議後に書く記録なので、議論内容は過去形。「I think」のような主観表現は避け、「[Name] suggested」のように発言者を主語にした客観表現で書きます。
③ Action Items を必ず「誰が・何を・いつまでに」で書く
「フォローアップする」だけでは議事録の意味がありません。担当者・タスク・期限の3点セットを必ず明記します。これが欠けると、会議は「やった気」で終わります。
議事録作成を楽にするコツ
会議中のメモが構造化されていれば、議事録作成は一気に楽になります。
- 会議中にAgendaの枠だけ先に作る：議題ごとにスペースを用意し、そこに発言を流し込む
- 決定事項とアクション項目は会議中に即メモ：「決まった」「誰がやる」と聞こえた瞬間に別枠へ書く
- 聞き取れなかった固有名詞・数字はその場で確認：Could you spell that? / Could you repeat the number? を使う
会議後にゼロから思い出すのではなく、会議中に8割完成させる意識で臨むと、議事録の質と速度が両方上がります。
まとめ
英語の議事録は、英作文力ではなくフォーマットと定型表現で書けます。標準フォーマット（ヘッダー・Agenda・Discussion・Decisions・Action Items・Next Meeting）に沿い、項目別の頻出表現を当てはめるだけ。
発言は逐語記録せず要約し、過去形・客観表現で統一し、Action Items は必ず「誰が・何を・いつまでに」で書く——この3原則を守れば、読みやすく実用的な議事録になります。会議中にメモを構造化しておけば、作成スピードも大きく上がります。
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