ビジネス英語の電話応対フレーズ集｜会社代表として失礼のない型
「会社にかかってきた英語の電話を取ったら頭が真っ白になる」「相手の名前と用件を聞き取れず、失礼な対応になってしまう」——電話応対は対面会話よりも難しい場面です。
理由はシンプルです。電話は表情・口元の動き・身振りが見えないため、情報源が音声だけに限定されます。さらに通話品質による音声劣化が加わり、リスニングの負荷は通常会話の1.5倍以上になります。
本記事では、電話応対を6場面（受ける／かける／取次ぎ／不在対応／メッセージ／切る）に分けて整理し、定型フレーズと電話特有の注意点を体系化します。
電話応対の基本3原則
電話で失礼にならないために、まず3つの原則を押さえます。
- 最初の3語で会社名と自分の名を明示する：相手は誰につながったかを最初に確認したい。「もしもし」のような曖昧な呼びかけは英語にない
- 最初の1文は意識的にゆっくり話す：通話品質による劣化を考慮し、相手が聞き取りやすいペースで自己紹介する
- 聞き取れなかったら正直に聞き返す：わかったふりは後で大きな問題に発展する。Could you repeat that, please? を躊躇なく使う
① 電話を受けるとき
会社代表として電話を取る場面。「会社名 → 自分の名 → speaking」の順序が英語ビジネスの標準型です。
| # | フレーズ | 日本語 |
|---|---|---|
| 1 | Good morning/afternoon, [Company Name], [Your Name] speaking. | おはようございます／こんにちは、[会社名]の[名前]です。 |
| 2 | Hello, [Department Name], how can I help you? | [部署名]です、どのようなご用件でしょうか。 |
| 3 | Thank you for calling [Company Name]. | [会社名]にお電話いただきありがとうございます。 |
ポイント：「This is 〇〇 from [Company]」よりも「[Company], 〇〇 speaking」の方がビジネス英語として馴染みます。
② 電話をかけるとき
自分が発信側のとき。「自分の名と所属 → 用件 → 相手の指名」の順序で進めます。
| # | フレーズ | 日本語 |
|---|---|---|
| 4 | Hello, this is [Your Name] from [Company]. May I speak to [Name], please? | こんにちは、[会社]の[名前]です。[相手]さんをお願いできますか。 |
| 5 | Hi, it’s [Name]. Is [Person] available? | [名前]です。[相手]さんはいらっしゃいますか。 |
| 6 | I’m calling regarding [Topic]. | [用件]についてお電話いたしました。 |
| 7 | I’d like to discuss [matter] with [Person]. | [相手]さんと[案件]についてお話ししたいのですが。 |
③ 取次ぎ・保留
| # | フレーズ | 日本語 |
|---|---|---|
| 8 | One moment, please. I’ll put you through. | 少々お待ちください、おつなぎします。 |
| 9 | Could you hold the line, please? | お待ちいただけますか。 |
| 10 | May I ask who’s calling? | どちら様でしょうか。 |
| 11 | Could I have your name and company, please? | お名前と会社名をお伺いできますか。 |
| 12 | Let me transfer you to [Department]. | [部署]におつなぎします。 |
注意：「May I ask who’s calling?」は最初に相手を確認するときの標準表現。「Who is this?」は強い詰問調になるので避けます。
④ 相手不在のときの対応
| # | フレーズ | 日本語 |
|---|---|---|
| 13 | I’m afraid [Name] is not available at the moment. | 申し訳ありませんが、[相手]はただいま不在です。 |
| 14 | [Name] is in a meeting right now. | [相手]はただいま会議中です。 |
| 15 | Would you like to leave a message? | ご伝言を承りましょうか。 |
| 16 | Could I ask [Name] to call you back? | [相手]から折り返しお電話するように伝えましょうか。 |
| 17 | When would be a good time to reach them? | 何時頃なら連絡が取りやすいですか。 |
⑤ メッセージを伝える・受ける
| # | フレーズ | 日本語 |
|---|---|---|
| 18 | Could I leave a message for [Name]? | [相手]に伝言をお願いできますか。 |
| 19 | Please tell [Name] that I called. | お電話差し上げたとお伝えください。 |
| 20 | Could you ask [Name] to call me back at [Number]? | [相手]に[番号]までお電話くださるようお伝えください。 |
| 21 | Let me repeat that to make sure I got it right. | 内容を確認するため、復唱させてください。 |
| 22 | I’ll make sure [Name] gets the message. | [相手]に必ず伝えます。 |
ポイント：メッセージを受けたら必ず復唱（read-back）します。Let me repeat … は誤伝達を防ぐビジネス標準の作法です。
⑥ 電話を切る
| # | フレーズ | 日本語 |
|---|---|---|
| 23 | Thank you for your call. | お電話ありがとうございました。 |
| 24 | I’ll get back to you by [time]. | [時刻]までに折り返しご連絡します。 |
| 25 | Have a great day. | よい一日を。 |
| 26 | Please feel free to call again if you have any questions. | ご質問があればいつでもお電話ください。 |
電話応対の会話例（ダイアログ）
実際の電話応対は、これまでの場面別フレーズが連続して使われます。代表的な2つの流れで、会話例を示します。
ダイアログ1：取次ぎ → 不在 → メッセージ
A: Good morning, ABC Corporation, Sato speaking.
B: Good morning. This is Mike Johnson from XYZ Company. May I speak to Mr. Tanaka, please?
A: One moment, please. … I’m afraid Mr. Tanaka is in a meeting right now. Would you like to leave a message?
B: Yes, could you ask him to call me back at 555-1234?
A: Certainly. Let me repeat that — five-five-five, one-two-three-four. I’ll make sure Mr. Tanaka gets the message.
B: Thank you very much.
A: Have a great day.（A：おはようございます、ABC社の佐藤と申します。／B：おはようございます。XYZ社のマイク・ジョンソンです。田中様をお願いできますか。／A：少々お待ちください。…申し訳ありません、田中はただいま会議中です。ご伝言を承りましょうか。／B：はい、555-1234まで折り返しいただけるようお伝えください。／A：かしこまりました。555-1234ですね、復唱します。田中に必ず伝えます。／B：ありがとうございます。／A：よい一日を。）
ダイアログ2：発信 → 用件 → 日程調整
A: Hello, this is Aya Sato from ABC Corporation. May I speak to Ms. Smith, please?
B: Speaking. How can I help you?
A: I’m calling regarding next week’s contract. Would it be possible to schedule a brief meeting on Tuesday afternoon?
B: Let me check my calendar… Tuesday at 3 PM works for me.
A: Tuesday at 3 PM — I’ll send you a calendar invite. Thank you for your time.
B: You’re welcome. Talk to you then.（A：こんにちは、ABC社の佐藤アヤと申します。スミス様をお願いできますか。／B：私です。どのようなご用件でしょうか。／A：来週の契約の件でお電話しました。火曜の午後に短くミーティングのお時間をいただけますか。／B：カレンダーを確認します…火曜の午後3時なら大丈夫です。／A：火曜の3時ですね。カレンダー招待をお送りします。お時間をありがとうございました。／B：こちらこそ。それでは火曜に。）
会話例の中では、これまでの場面別フレーズが「自然な順序」で繋がっています。フレーズ単独で覚えるのではなく、流れの中で覚えると本番で出やすくなります。
聞き取れないときの定型フレーズ
電話特有の音声劣化や早口で聞き取れない場面は必ず発生します。わかったふりは禁物。次の3フレーズを反射的に出せる状態にしておきます。
- Could you repeat that, please?（もう一度お願いできますか）
- Could you speak a little more slowly?（もう少しゆっくりお話しいただけますか）
- Could you spell that for me?（綴りを教えていただけますか）
特に人名と会社名は綴りを確認する習慣をつけます。Could you spell that for me? は失礼ではなく、むしろ丁寧な確認として歓迎されます。
電話応対のNG例
NG1：moshi moshi で出る
英語圏に「もしもし」の概念はありません。最初から「[Company Name], [Your Name] speaking.」と名乗ります。
NG2：Who is this? を最初に使う
「誰だ？」という詰問調に響きます。May I ask who’s calling? が正解。
NG3：聞こえないので Yes を返す
意味がわからないまま Yes を返すと、後で「同意した」と解釈されるリスクがあります。Could you repeat that? で必ず聞き直します。
NG4：早口で名乗る
自社名と自分の名前は最も重要な情報です。意識的にゆっくり・はっきり発音します。
電話応対の練習法
電話英語は本番で初めて取り組むと必ず失敗します。事前に3つの練習で備えます。
- 受け答えのスクリプト化：会社名と自分の名前を含めた標準応答を紙に書き、電話のそばに貼る。10回声に出して読む
- 独り言ロールプレイ：相手役と自分役を交互に演じ、6場面を一人で繰り返す
- 音声教材の電話シーン集中聞き：ビジネス英語教材の電話シーンを2倍速で聞き、聞き取り能力を上げる
まとめ
電話応対は対面会話より難しい場面ですが、6場面の定型フレーズと3つの基本原則を持っていれば仕組みで支えられます。「最初の3語で会社名と自分の名を明示」「最初の1文はゆっくり」「聞き取れないときは正直に聞き返す」——この3原則を守れば、英語電話で失礼に映ることはほぼなくなります。
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